Company Overview
PLN UID Jawa Timur merupakan unit induk distribusi dari perusahaan milik negara yang memiliki peran strategis dalam pengelolaan hubungan dengan berbagai pemangku kepentingan. Salah satu fungsi penting di dalamnya adalah divisi TJSL yang menangani kerja sama, kegiatan sosial, serta relasi dengan stakeholder. Aktivitas ini menghasilkan banyak dokumen, data kegiatan, dan arsip yang perlu dikelola secara sistematis dan berkelanjutan.
The Challenge
Pengelolaan dokumen dan data di divisi TJSL sebelumnya masih dilakukan secara manual dan tersebar. Arsip MoU, dokumentasi kegiatan, data peserta event, hingga database stakeholder tersimpan dalam berbagai format dan lokasi berbeda. Kondisi ini menyulitkan proses pencarian data, monitoring kegiatan, serta pelacakan histori kerja sama dengan stakeholder. Selain memakan waktu, sistem arsip manual juga meningkatkan risiko duplikasi data dan keterbatasan dalam melakukan pelaporan yang rapi dan terstruktur.
The Solution
PLN UID Jawa Timur mengembangkan sistem digital khusus yang dirancang sesuai kebutuhan divisi TJSL. Dashboard ini mengintegrasikan pencatatan dokumen MoU, data kegiatan event lengkap dengan peserta dan dokumentasi foto, serta database stakeholder yang digunakan untuk keperluan relationship building dan nurturing. Seluruh arsip kini terdigitalisasi dan tersimpan dalam satu sistem terpusat, sehingga memudahkan pelacakan data, penyusunan laporan, serta pengelolaan hubungan jangka panjang dengan stakeholder secara lebih terstruktur dan profesional.